Pijarkalimantan.com, Batulicin – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu kembali membuat gebrakan dengan meluncurkan Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN), sebuah inovasi digital yang bertujuan untuk mempermudah pengelolaan dan pencarian arsip. Langkah ini diambil guna mengatasi tantangan dalam menyimpan ribuan dokumen penting yang diproduksi setiap tahunnya.
Dwi Teguh Efendi, S.IP., M.AP., selaku inisiator dan penyusun rancangan aksi SIMPAN, menjelaskan bahwa Dinas Pendidikan Tanah Bumbu menghasilkan lebih dari 20 ribu dokumen setiap tahunnya.
“Adanya inovasi Simpan ini, maka arsip Dinas pendidikan lebih mudah di cari sampai kapan pun. Kemudian setelah di arsipkan, itu akan selalu ada,” katanya, Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Peluncuran SIMPAN bukan hanya bagian dari upaya modernisasi administrasi, tapi juga merupakan syarat bagi Dwi Teguh untuk mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrasi Angkatan IV tahun 2024 di Bandung. Inovasi ini diharapkan menjadi solusi jangka panjang dalam menjaga efisiensi kerja di Dinas Pendidikan.
Selama ini, pengelolaan arsip di Dinas Pendidikan masih dilakukan secara manual, dengan dokumen-dokumen disimpan dalam lemari yang kian penuh.
“Belum lagi adanya potensi hilangnya dokumen maupun terbuangnya waktu untuk menelusuri letak arsip tersebut,” tuturnya.
Ia menambahkan, tak jarang itu kerap di lakukan para aparatur, di mana back up arsip masih tersimpan di komputer atau flashdisk, hal ini menyulitkan dalam pencarian data saat di perlukan.
“Kelebihannya lagi dari arsip online ini, kalau pegawai yang bersangkutan tak berada di tempat maka tidak menjadi halangan untuk mencari arsip yang di perlukan,” ucapnya.
Alasan lainnya lagi, arsip secara manual banyak tak tersusun rapi. Padahal berdasarkan manajemen ASN, arsip yang masih dalam soft file harus di susun berdasarkan klasifikasi dan di susun secara berurutan, sesuai dengan waktunya masing-masing.
“Dalam aksi perubahan ini kami mengharapkan, pengelolaan arsip pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu dapat di laksanakan secara optimal. Sehingga berkas ataupun data arsip akan menjadi tertata dengan baik dan mudah di akses guna efektivitas maupun efesiensi kerja,” tutupnya.
sumber : mc.tanahbumbukab.go.id
